Cara Mengisi Format 1 MR: Panduan Langkah demi Langkah

Format 1 adalah dokumen pembuka siklus manajemen risiko. Sebelum tim bisa mengidentifikasi risiko, Format 1 harus selesai diisi — ia menjawab pertanyaan: siapa yang mengisi, untuk unit apa, dalam periode kapan, dan apa konteks organisasinya.

Gambaran Struktur Format 1

Format 1 terdiri dari empat bagian utama:

Bagian	Isi	Fungsi dalam MR
Identitas UPR	Nama unit, pemilik risiko, periode	Menentukan scope penilaian risiko
Konteks internal	Tugas, fungsi, SDM, anggaran	Dasar analisis kelemahan (W) dan kekuatan (S)
Konteks eksternal	Regulasi, pemangku kepentingan, lingkungan	Dasar analisis peluang (O) dan ancaman (T)
Proses bisnis	Daftar proses inti dan penunjang	Titik identifikasi risiko di Format 5

---

Langkah 1 — Isi Identitas UPR

Apa yang diisi:

• Nama unit kerja (misal: Inspektorat I, Bagian Keuangan)
• Nama pemilik risiko: pejabat struktural penanggung jawab unit (Eselon II atau III)
• Nama koordinator UPR: pejabat yang ditunjuk mengkoordinasikan proses MR, biasanya setingkat Eselon III atau IV
• Periode penilaian: tahun anggaran yang dicakup (misal: 2025)

Tips: Pemilik risiko adalah jabatan, bukan nama personal. Jika pejabat berganti di tengah tahun, nama yang dipakai adalah yang menjabat saat Format 1 ditandatangani.

---

Langkah 2 — Deskripsikan Konteks Internal

Konteks internal menggambarkan kondisi dalam unit kerja yang relevan dengan pengelolaan risiko.

Yang perlu ditulis:

• Tugas pokok dan fungsi unit (bisa disalin dari Peraturan Menteri terkait)
• Jumlah SDM dan distribusinya (tanpa nama personal, cukup jumlah per jabatan/golongan)
• Kapasitas anggaran tahun berjalan (cukup angka DIPA, tidak perlu rincian MAK)
• Capaian kinerja periode sebelumnya: apakah target tercapai, apa kendalanya

Contoh anonim (unit pengawasan):

“Unit memiliki 45 pegawai dengan 12 auditor bersertifikat JFA. Realisasi anggaran tahun lalu 87%. Target PKP tercapai 94% dari rencana.”

Informasi ini akan menjadi dasar analisis kekuatan (S) dan kelemahan (W) di SWOT.

---

Langkah 3 — Deskripsikan Konteks Eksternal

Konteks eksternal menggambarkan faktor luar yang memengaruhi unit kerja.

Yang perlu ditulis:

• Regulasi baru yang berlaku atau akan berlaku (misal: PP baru, Perpres, KM/PM terbaru)
• Kebijakan nasional yang berdampak (RPJMN, RKP, arahan Presiden)
• Ekspektasi pemangku kepentingan utama: Menteri, BPKP, DPR, BPK, masyarakat
• Perkembangan eksternal yang relevan: transformasi digital, perubahan moda transportasi, isu keselamatan

Contoh anonim (unit pengawasan):

“Perpres 39/2023 mewajibkan implementasi MR terintegrasi dengan SPIP. BPKP akan melakukan PMMR pada Q3 2025. Ada peningkatan pengaduan dari masyarakat terkait pelayanan transportasi.”

Informasi ini akan menjadi dasar analisis peluang (O) dan ancaman (T).

---

Langkah 4 — Susun Analisis SWOT

SWOT bukan formalitas — ia menentukan risiko apa yang relevan untuk diidentifikasi.

Cara mengisi tiap kuadran:

S (Strengths — Kekuatan): Apa yang dimiliki unit dan berfungsi dengan baik. Fokus pada hal yang relevan dengan tujuan unit, bukan hal generik.

• Contoh baik: “Seluruh auditor telah tersertifikasi JFA dan mengikuti diklat teknis tahunan”
• Contoh kurang tepat: “Pegawai kami berdedikasi” (terlalu generik, tidak terukur)

W (Weaknesses — Kelemahan): Kondisi internal yang menghambat pencapaian tujuan.

• Contoh baik: “Rasio auditor terhadap obrik masih di bawah standar BPKP (1:8 vs standar 1:5)”
• Contoh kurang tepat: “Anggaran terbatas” (semua unit punya keterbatasan anggaran)

O (Opportunities — Peluang): Faktor eksternal yang bisa dimanfaatkan.

• Contoh: “Kebijakan digitalisasi pemerintah memungkinkan implementasi e-audit untuk efisiensi PKP”

T (Threats — Ancaman): Faktor eksternal yang bisa menghambat atau menimbulkan risiko.

• Contoh: “Peningkatan volume pengaduan dan kompleksitas kasus memperbesar beban kerja unit investigasi”

Kaidah pengisian SWOT:

• Setiap poin harus bisa dirujuk ke data (laporan kinerja, DIPA, hasil evaluasi sebelumnya)
• Hindari copy-paste dari Format 1 tahun lalu tanpa memperbarui
• Minimal 3 poin per kuadran; ideal 4-5 poin

---

Langkah 5 — Daftarkan Proses Bisnis

Bagian ini adalah bagian yang paling berdampak langsung pada kualitas Format 5.

Yang perlu diisi: Daftar seluruh proses bisnis unit, dibagi menjadi proses inti (output utama unit) dan proses penunjang (dukungan administrasi).

Cara menyusun daftar proses bisnis:

1. Lihat tugas pokok dan fungsi unit dari Peraturan Menteri
2. Identifikasi output utama unit (produk pengawasan, layanan, laporan)
3. Kelompokkan aktivitas yang menghasilkan output tersebut menjadi proses
4. Beri kode proses sesuai format CFM yang berlaku di Kemenhub (format: HUB-XX.XX.CFM.XX)
5. Pisahkan proses inti dari penunjang

Contoh untuk unit pengawasan (anonim):

Kode	Proses	Jenis
CFM.01	Perencanaan Kerja Pengawasan	Inti
CFM.02	Audit Kinerja Berbasis Risiko	Inti
CFM.03	Audit Dengan Tujuan Tertentu	Inti
CFM.04	Reviu (LK, PIPK, LAKIP, RKA)	Inti
CFM.05	Evaluasi (SAKIP, ZI, SPIP, MR)	Inti
CFM.06	Pemantauan Tindak Lanjut	Inti
CFM.10	Pengelolaan SDM	Penunjang
CFM.11	Pengelolaan Keuangan	Penunjang

Setiap baris di tabel proses bisnis ini akan menjadi titik identifikasi risiko saat mengisi Format 5.

---

Kesalahan Umum yang Harus Dihindari

Kesalahan	Dampak	Solusi
SWOT diisi generik tanpa data	Risiko yang teridentifikasi tidak relevan	Gunakan data kinerja aktual sebagai dasar
Proses bisnis tidak lengkap	Ada area blind spot, risiko terlewat	Cek semua output unit, bukan hanya yang berisiko
Periode tidak dicantumkan dengan jelas	Sulit membandingkan antar periode saat evaluasi	Tuliskan tahun anggaran dan tanggal mulai berlaku
Format 1 dibuat setelah Format 5	Konteks tidak koheren, tidak bisa diaudit	Selalu selesaikan Format 1 terlebih dahulu
Nama personal dicantumkan di contoh risiko	Risiko privasi dan potensi bias evaluasi	Gunakan jabatan, bukan nama orang

---

Format 1 Selesai — Apa Selanjutnya?

Setelah Format 1 lengkap dan ditandatangani pemilik risiko:

1. Sampaikan ke koordinator UPR untuk divalidasi
2. Gunakan daftar proses bisnis sebagai kolom pertama di Format 5
3. Gunakan SWOT sebagai referensi saat menentukan penyebab dan dampak risiko
4. Simpan salinan untuk keperluan pemantauan dan evaluasi di akhir periode

Format 1 yang baik membuat proses pengisian Format 5 jauh lebih terarah dan konsisten.